起業サポート

ビジネスメールの基本・一般常識として求められる5つのルール

認定ロルファー™の利香です。

起業サポートのお客様がよく口にされるのが、「自分には一般常識がない」というものです。高等教育を終えてすぐに病院や専門の店舗、個人や財団が運営するクリニックなどに就職された方は、特にその不安が大きい傾向にあります。

専門業務だけやっていればよく、ビジネスレター(取引先やお客様へのメール)の1通も書いたことがないという方もいるので、それはもっともな不安と思います。

 

今日は、ビジネスメールの一般常識として求められる5つのルールを挙げてみます。自分はできているかな?とチェックしながら読んでみてくださいね。
1通のメールが信頼感を作ります。

 

1.返信のタイミング

お客様からの問い合わせ・予約のメールには24時間以内に返信するのが、現在の主流です。

が、実際の体感ではちょっと違いますよね。

自分が顧客だったとして想像してみてください。
平日22時ごろに予約メールを送ったら、翌日の昼までに返事が来るのをなんとなく期待していませんか?「もう営業時間は始まっているから、読んでくれているはずなんだけどな」「ちゃんと届いているかな?」等、”なんとなく心配”になってしまう人もいますよね。

そういう不要な心配を相手にかけぬよう、かつ、自分にも負荷がかからぬようにするには、
1)メールフォームの自動返信メール機能を使う。
2)受領確認だけの簡素なメールをひとまず送る。
といったやり方があります。

返信は早ければいいわけではありません。
特に気をつけたいのが、メールがチャット状態になってしまうことです。

メールの往復回数はできるかぎり少なくまとめる方が、互いにとって快適です。

そのためにはどうしたらよいかというと、以下の4つの点に気をつけてください。

 

2.件名は必須

スパムメール対策のセキュリティソフトや、プロバイダの提供するセキュリティプログラムにはじかれてしまわぬよう、件名は必ず入れましょう
その際、受信媒体によって文字化けしてしまうような絵文字は避けましょう。

特に、初めてやりとりをする方へ送るメールでは「誰からの・どんな用件のメールなのか」が判るようにしておくと、万が一迷惑メールボックスに振り分けられても、みつけてもらいやすくなります。

例)件名:【ロルフィング・アフーム】ご予約仮受付メール(体験セッション)

 

3.宛名はフルネームで必ず記載

宛名=お客様のフルネームを必ず記載しましょう。これは礼儀という意味合いもありますが、ご家族で1つのメールアドレスを共有されている場合や、万が一にも誤返信してしまった場合に備えて、姓と名を必ず記載します。

 

4.署名は過不足なく記載

文末に必ず署名を入れます。メールソフトの署名機能を使うと入れ忘れがありません。署名には、連絡先の電話番号・返信先となるメールアドレス・サロン名・肩書・自分のフルネームを記載します。

住所は、女性一人でやっているサロンでは予約をいれてくださったお客様にのみ公開したり、レンタルサロンの住所を記載したりするケースもあります。
また、パーソナルトレーナーの場合も、自宅住所をわざわざ公開する必要はありません。原則としては、お越しいただく場所の住所を記載するのがいいでしょう。

 

5.して欲しいことの明記と今後の流れの明記

メールのやりとりにおいて最も大切なのは、「必要な情報が過不足なく記載されていること」です。不明なことだらけの返信メールが来たら、困惑しますよね。

サロンでのボディワークや、ジムでのトレーニングの場合は、下記が必須項目です。
・予約日時 ・予約場所 ・予約内容 ・費用 ・アクセス 

 

これに「お客様にして欲しいこと」を付け加えます。例えば下記のような事柄です。

・支払い方法(お釣りのないように現金を用意して欲しい)
・持ち物(着替えや飲み物、上履きを持参して欲しい)
・注意事項(キャンセルポリシー、レンタルスペースの使い方、守って欲しいこと)

 

提供するサービスが、打ち合わせを経てその後データを納品するような業種の場合は、「今後の流れ」を記載します。
 サービス購入からデータ納品に至るまでのステップを、段階をおって簡潔に記載します。修正指示は何回まで可能なのか、サポート期間と方法はどうなっているのかも明記しておくと、お客様を不安におとしいれず、かつ、質問されてあわてて答えるような羽目になりません。

 

いかがでしたか?

メールのやり取りは1往復で済ませるのがお互いにとってストレスが少ないのです。
そのためには、必要な情報が過不足なく記載されているかどうかを、顧客目線でチェックしてください。

もし自信が持てなくて、メールの添削やひな形をご希望の場合は利香までご連絡ください。メールを拝見しアドバイスを差し上げたり、ひな形をお作りします。

 

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